Od 8 lipca 2026 r. Państwowa Inspekcja Pracy może sama, w drodze decyzji administracyjnej, przekształcić umowę zlecenia, umowę o świadczenie usług czy kontrakt B2B w umowę o pracę, jeżeli uzna, że w rzeczywistości praca była wykonywana w warunkach stosunku pracy. Dla spółki oznacza to realne ryzyko finansowe: zaległe składki, odsetki, zaległe świadczenia pracownicze i grzywnę, a wszystko to często za kilka lat wstecz. Dobra wiadomość jest taka, że ustawodawca zostawił dwunastomiesięczny okres dostosowawczy, w którym dobrowolne uporządkowanie umów pozwala uniknąć kary. W naszej kancelarii prowadzimy dla spółek audyt umów cywilnoprawnych i współpracy B2B właśnie po to, aby zminimalizować ryzyko stwierdzenia nieprawidłowości przez inspektora, a tym samym oszczędzić spółce pieniędzy. Poniżej wyjaśniamy, co pokazuje pierwsze sprawozdanie PIP z tej reformy oraz jakie cechy przesądzają o tym, że dana współpraca jest w istocie stosunkiem pracy.
Stan prawny: 23 sierpnia 2026 r.
Co pokazuje sprawozdanie PIP
Punktem odniesienia jest nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, czyli ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 473), której zasadnicza część weszła w życie 8 lipca 2026 r. Reforma nie wprowadza nowego zakazu, bo art. 22 Kodeksu pracy zakazuje zastępowania umowy o pracę umową cywilnoprawną od 2002 r. Nowość polega na narzędziach egzekwowania. Mechanizm jest dwuetapowy. Najpierw inspektor, po wysłuchaniu stron, może wydać polecenie usunięcia nieprawidłowości, czyli dać pracodawcy szansę na dobrowolne przekształcenie umowy. Dopiero jeżeli polecenie nie zostanie wykonane, otwiera się droga do postępowania administracyjnego i decyzji o przekształceniu umowy, od której przysługuje odwołanie do sądu pracy. Nowe przepisy obejmują także umowy trwające 8 lipca 2026 r., choćby zawarto je wcześniej, a składki zapłacone wcześniej z tytułu umowy cywilnoprawnej zalicza się na poczet składek należnych ze stosunku pracy.
Pierwsze podsumowanie Inspekcja przedstawiła 18 sierpnia 2026 r. i liczby robią wrażenie. W okresie od 8 lipca do 13 sierpnia 2026 r. wpłynęło 690 skarg i wniosków dotyczących nieprawidłowego wyboru cywilnoprawnej formy zatrudnienia. Licząc od 1 stycznia 2026 r. takich skarg jest już 1794, podczas gdy w analogicznym okresie rok wcześniej było ich 619, co oznacza niemal trzykrotny wzrost. Zdecydowana większość dotyczy umowy zlecenia lub umowy o świadczenie usług. Inspektorzy podjęli ponad sto kontroli, z czego trzydzieści pięć już zakończyli, i wydali 121 pisemnych poleceń potwierdzenia zatrudnienia na podstawie umowy o pracę tam, gdzie zakwestionowali wybór formy cywilnoprawnej. Odnotowano też 201 przypadków, w których pracodawcy sami zmienili umowę cywilnoprawną na umowę o pracę, jeszcze zanim inspektor zdążył zakończyć ustalenia. Do tego doszło siedem interpretacji indywidualnych wydanych przez Głównego Inspektora Pracy, przy czym tylko w dwóch przyznano rację wnioskodawcom, którzy twierdzili, że łączy ich stosunek cywilnoprawny; w pięciu Inspekcja uznała, że właściwy jest stosunek pracy.
Co istotne dla zarządów, skargi nie koncentrują się w jednej branży. Dotyczą podmiotów prywatnych i publicznych, najmniejszych firm i bardzo dużych organizacji, usług, handlu i produkcji, a także podmiotów leczniczych, ogólnopolskich sieci gastronomicznych, pracy platformowej i branży ochroniarskiej. Kontrolą objęto również umowy B2B w dużych spółkach. Innymi słowy, przekonanie, że reforma dotyczy tylko małych firm albo wyłącznie zleceń, jest złudne.
Warto trzeźwo spojrzeć na koszt. Przekształcenie jednej umowy oznacza dla pracodawcy konieczność uregulowania zaległych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, z odsetkami, za okres nieprzedawniony, który przy składkach sięga pięciu lat wstecz, przy czym część wcześniej opłaconych składek podlega zaliczeniu. Do tego dochodzą różnice w zaliczkach na podatek, ekwiwalent za niewykorzystany urlop, ewentualne wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych oraz inne świadczenia właściwe stosunkowi pracy, a według nowych przepisów także grzywna sięgająca sześćdziesięciu tysięcy złotych. W praktyce przy jednym długoletnim współpracowniku łączny rachunek łatwo osiąga kilkadziesiąt tysięcy złotych, a jeżeli ten sam model współpracy powielono wobec kilku czy kilkunastu osób, mówimy już o kwotach wielokrotnie wyższych, do których trzeba doliczyć koszty postępowania i obsługi prawnej. Na tym tle koszt uporządkowania umów z wyprzedzeniem jest zwykle ułamkiem potencjalnej straty, a dwunastomiesięczny okres dostosowawczy jest oknem, które warto wykorzystać, zanim zamknie je kontrola.
Cechy charakterystyczne umowy o pracę
Sedno każdej takiej sprawy sprowadza się do jednej reguły: o kwalifikacji prawnej stosunku łączącego strony nie decyduje nazwa nadana umowie, lecz sposób, w jaki praca jest faktycznie wykonywana. Wynika to wprost z art. 22 Kodeksu pracy. Zgodnie z jego § 1 przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca do zatrudniania za wynagrodzeniem. Paragraf 1 z indeksem 1 przesądza, że zatrudnienie w takich warunkach jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy bez względu na nazwę zawartej umowy, a paragraf 1 z indeksem 2 zakazuje zastępowania umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu tych warunków. Sama więc etykieta „umowa zlecenia” czy faktura wystawiana w ramach B2B niczego nie przesądza, jeżeli codzienna rzeczywistość wygląda jak praca podporządkowana.
Na konstytutywne cechy stosunku pracy składa się kilka elementów, które ocenia się łącznie. Praca musi być świadczona dobrowolnie i osobiście, ma charakter odpłatny, dotyczy czynności określonego rodzaju wykonywanych w sposób ciągły i powtarzalny, a ryzyko przedsięwzięcia, osobowe, organizacyjne i ekonomiczne, obciąża zatrudniającego, nie zaś wykonawcę. Cechą, która najczęściej rozstrzyga, jest jednak podporządkowanie, czyli wykonywanie pracy pod kierownictwem pracodawcy. To ono ma charakter konstrukcyjny i najpełniej odróżnia umowę o pracę od umów cywilnoprawnych. Sam fakt pozostawania w dyspozycji zamawiającego nie wystarczy, bo może występować także przy zleceniu; chodzi o rzeczywiste podporządkowanie co do miejsca, czasu i sposobu wykonywania zadań.
W orzecznictwie wskazuje się konkretne przejawy takiego podporządkowania. Sąd Najwyższy w wyroku z 25 listopada 2005 r. (I UK 68/05) wymienił między innymi określony czas i miejsce wykonywania czynności, podpisywanie listy obecności, podporządkowanie regulaminowi pracy oraz poleceniom kierownictwa co do miejsca, czasu i sposobu pracy, obowiązek przestrzegania norm pracy i wykonywania poleceń przełożonych, pracę zmianową, stałą dyspozycyjność oraz wykonywanie zadań pod nadzorem kierownika. Im więcej z tych elementów występuje w danej współpracy, tym trudniej obronić jej cywilnoprawny charakter. Pomocne jest też pytanie o osobiste świadczenie pracy. Jeżeli zapis o możliwości powierzenia zadań osobie trzeciej ma charakter wyłącznie teoretyczny, a w praktyce wykonawca i tak musi działać sam, na przykład ze względu na dostęp do systemów objętych tajemnicą, to mamy do czynienia z kolejną cechą stosunku pracy, a nie zlecenia.
Praktyczny wniosek jest taki, że ocena nie sprowadza się do jednej okoliczności, lecz do całościowego obrazu. Gdy w umowie cywilnoprawnej przeważają cechy właściwe stosunkowi pracy, czyli praca w wyznaczonym miejscu i czasie, na sprzęcie zatrudniającego, pod bieżącym nadzorem przełożonego przydzielającego i rozliczającego zadania, przy braku realnej samodzielności wykonawcy, sąd i inspektor uznają taki stosunek za zatrudnienie pracownicze. Dodatkowym argumentem bywa tożsamość obowiązków wykonywanych w okresie „zlecenia” z obowiązkami realizowanymi później już na etacie, bo pokazuje ona, że charakter pracy nie zmienił się wraz ze zmianą nazwy umowy. To właśnie te elementy sprawdzamy w toku audytu, oceniając nie zapisy na papierze, ale realny sposób wykonywania współpracy.
Audyt umów jako realna oszczędność
Reforma przesunęła ciężar z długiego procesu sądowego na szybką ścieżkę administracyjną, więc czas, w którym można spokojnie uporządkować umowy, jest ograniczony. Dlatego proponujemy spółkom audyt, który zaczyna się od inwentaryzacji wszystkich umów cywilnoprawnych i kontraktów B2B, a następnie ocenia rzeczywiste warunki każdej współpracy pod kątem cech stosunku pracy opisanych wyżej. Efektem jest mapa ryzyka, wskazanie umów, które w razie kontroli najpewniej zostałyby zakwestionowane, oraz rekomendacje, od korekty postanowień i sposobu współpracy, przez przekształcenie wybranych umów w umowy o pracę w ramach okresu dostosowawczego, po przygotowanie dokumentacji i argumentacji na wypadek kontroli. Takie działanie z wyprzedzeniem pozwala uniknąć grzywny, ograniczyć zaległości składkowe i wejść w ewentualną kontrolę z uporządkowaną sytuacją, a nie bronić się pod presją terminu wyznaczonego przez inspektora.
Najkrócej rzecz ujmując, po 8 lipca 2026 r. pytanie nie brzmi już, czy umowy cywilnoprawne w spółce zostaną kiedyś sprawdzone, lecz kto zrobi to pierwszy. Jeżeli spółka, koszt jest przewidywalny i rozłożony w czasie. Jeżeli inspektor, rachunek zwykle jest wyższy i płatny od razu.
