Ustalając termin składania ofert, zamawiający musi zapewnić realną możliwość przygotowania kompletnej i ważnej oferta przez zainteresowanych wykonawców. Punkt wyjścia wyznacza art. 138 ust. 1 PZP (35 dni od przekazania ogłoszenia do UPUE). Każde skrócenie musi respektować zasady uczciwej konkurencji i proporcjonalności, z uwzględnieniem złożoności przedmiotu, skali zamówienia, wymagań SWZ i obiektywnych uwarunkowań rynku.
PZP dopuszcza krótszy termin (nie mniej niż 15 dni) w dwóch wypadkach: publikacji wstępnego ogłoszenia informacyjnego albo pilnej potrzeby, gdy skrócenie jest uzasadnione (art. 138 ust. 2). Zamawiający, decydując się na krótszy termin, powinien wykazać, że nie narusza to zdolności wykonawców do złożenia konkurencyjnej oferta oraz że przyjęta długość czasu pozostaje adekwatna do przedmiotu zamówienia.
W orzeczeniu Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 14 lipca 2023 r. sygn. akt 1844/23 podkreślono, iż określając termin zamawiający powinien brać pod uwagę, by wykonawcy mogli przygotować ważną oferta. Ocena następuje w realiach konkretnego postępowania: opis i złożoność przedmiotu, dotychczasowa ciągłość świadczenia, doświadczenie rynku. Sama wzmianka o pilności nie wystarcza; konieczne jest powiązanie skrócenia z ochroną uzasadnionych interesów i harmonogramem procedury.
Izba wskazała, że brak rozbudowanego uzasadnienia skrócenia w ogłoszeniu lub SWZ nie przesądza automatycznie o wadliwości, jeśli obiektywne okoliczności uzasadniają krótszy termin. Jednak dla transparentności warto umieścić motywy w analizie potrzeb lub SWZ. Ułatwia to kontrolę i minimalizuje ryzyko zarzutu utrudnienia złożenia oferta. Równolegle zamawiający powinien dokumentować kalendarz i ryzyka dla ciągłości usług.
Pilna potrzeba musi wynikać z okoliczności faktycznych, a skrócony termin powinien pozostawać proporcjonalny do celu (ciągłość usługi, gospodarne wydatkowanie). KIO zaakcentowała, że pilność nie wymaga „nieprzewidywalności” w rozumieniu nadzwyczajności – ważne, by krótszy termin racjonalnie chronił interes publiczny. Jednocześnie należy badać, czy rynek był zdolny przygotować oferta bez uszczerbku dla konkurencji.
W praktyce planując termin, zamawiający powinien zsynchronizować publikację w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, czas na pytania do SWZ, ewentualne modyfikacje i niezbędne wyjaśnienia tak, by nie redukować efektywnego okna na przygotowanie oferta poniżej standardu dla danej branży. W branżach „ciągłych” (np. odpady) wcześniejsze postępowania i znajomość przedmiotu przez rynek mogą wspierać tezę, że skrócony termin nie ogranicza konkurencji.
