Obowiązkiem pracodawcy uruchamiającego procedurę zwolnienie grupowe jest pisemne zawiadomienie właściwego powiatowego urzędu pracy o przyjętych ustaleniach. Wynika to z art. 3 ust. 1 dyrektywy 98/59/WE oraz art. 2–4 ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy. Notyfikacja ma charakter obligatoryjny i poprzedza złożenie oświadczeń o wypowiedzeniu. Jej celem jest umożliwienie PUP podjęcia działań minimalizujących skutki zwolnienie dla lokalnego rynku i każdego pracownika.
Zakres informacyjny zawiadomienia powinien obejmować co najmniej: liczbę zatrudnionych, liczbę pracowników objętych zwolnienie, liczbę nieobjętych, przyczyny zwolnienie, okres ich dokonania oraz przebieg konsultacji ze stroną społeczną. Katalog ma charakter otwarty; przekazanie szerszych danych ułatwia PUP planowanie instrumentów wsparcia pracownika (pośrednictwo, poradnictwo, szkolenia). Właściwy miejscowo jest PUP według siedziby pracodawcy.
Zawiadomienie składa się „bez zbędnej zwłoki” po zakończeniu konsultacji i zawarciu porozumienia albo wydaniu regulaminu, jednak przed doręczeniem pracownikom wypowiedzeń w ramach zwolnienie grupowego. Forma pisemna służy celom dowodowym; rekomendowane jest złożenie w kancelarii PUP lub nadanie z potwierdzeniem. Kopię zawiadomienia pracodawca przekazuje organizacjom związkowym lub przedstawicielom pracowników (w razie braku w/w udostępnia wszystkim pracownikom w sposób zwyczajowo przyjęty u pracodawcy).
Niedochowanie kolejności czynności skutkuje wadliwością wypowiedzeń. Złożenie oświadczeń o rozwiązaniu umów z pracownikiem przed notyfikacją PUP narusza przepisy o zwolnienie grupowym i uzasadnia roszczenia odszkodowawcze pracownika na zasadach Kodeksu pracy. PUP nie dysponuje kompetencjami nadzorczo-kontrolnymi nad przebiegiem konsultacji; pełni funkcję koordynacyjno-informacyjną. Opinia strony społecznej przekazywana do PUP ma charakter informacyjny i nie wiąże pracodawcy ani urzędu w toku zwolnienie.
Jeżeli zwolnienie obejmuje co najmniej 50 pracowników w okresie trzech miesięcy, powstaje obowiązek uzgodnienia z PUP zakresu i form pomocy w ramach „zwolnień monitorowanych” (art. 70 PromZatrU). Program wsparcia może obejmować pośrednictwo pracy, poradnictwo zawodowe oraz szkolenia, adresowane do pracowników w okresie wypowiedzenia lub zagrożonych zwolnienie. Program może realizować PUP, agencja zatrudnienia, instytucja szkoleniowa lub sam pracodawca; finansowanie może mieć charakter mieszany.
W ramach działań osłonowych pracownik może korzystać z poradnictwa oraz szkoleń organizowanych przez PUP, a także – na podstawie umowy z pracodawcą – ze świadczenia szkoleniowego do sześciu miesięcy. Wypłata odpowiada wynagrodzeniu liczonym jak za urlop (nie wyżej niż 200% minimalnego wynagrodzenia). Pracodawcy przysługuje refundacja składek emerytalno-rentowych. Prawidłowa notyfikacja PUP i współdziałanie przy programach łagodzą społeczno-prawne skutki zwolnienie dla każdego pracownika.
